2021 Generalforsamling

23 februar 2021 – Virtuel på Google meet

Klokken 20:00 – 22:00

Velkomst og indledning:

Flot fremmøde 36 husstand var repræsenteret enten ved virtuel deltagelse eller havde afgivet fuldmagt. På den baggrund blev generalforsamlingen erklæret beslutningsdygtig da mere end halvdelen af foreningen medlemmer deltog.

  1. Valg af dirigent

    Anders (nr. 9) blev valgt til dirigent.

  2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år

    Formandens beretning:

    Kalenderåret 2020 er helt sikkert et år som vil stå printet i hukommelsen hos rigtig mange mennesker, i en rum tid endnu. Der er ikke nogen tvivl om, at vi har måttet indrettet vores liv på helt nye og andre måder. COVID-19 har for alvor gjort sit indtog og sat rammerne for al fysisk og social omgang i 2020.

    Dette har vi naturligvis også kunnet mærke i bestyrelsen, hvor vi har været nødt til at ændre på nogle forretningsgange og lægge meget af vores kommunikation online. Dette er forløbet meget gnidningsfrit og i den forbindelse vil jeg gerne takke mine øvrige bestyrelsesmedlemmer for et rigtig godt samarbejde det seneste år. Jeg synes vi har været rigtig gode til at spille hinanden gode, ved at tage ansvar og løfte i flok.

    Helt konkret har det største fokuspunkt været indhentningen af tilbud på stibelysning, som vi ved sidste års generalforsamling, fik mandat til at gå videre med. Vi har været i kontakt med flere forskellige leverandører, men er blevet noget forundret over prisen. De konkrete tilbud vender vi tilbage til i et senere punkt.

    Andre arbejdsopgaver, som jeg kun lige præsenterer her, og som vi vender tilbage til senere, har bl.a. omhandlet indhentning af tilbud på vejbump på hhv. Holmkærvej og Lergravvej, da vores oplevelser er, at folk kører meget hurtigt på disse strækninger. Kommunen vil desværre ikke være med til at sætte disse op, da vejstykkerne ligger “udenfor byzonen” (på samme måde som de heller ikke vil opsætte belysning). Vi har kun fået indhentet et tilbud og ved endnu ikke, om vi kan få lov at anlægge dem, for kommunen, hvis og såfremt det var noget vi som forening kunne se en idé i.

    Desuden har vi skiftet leverandør til vedligehold af de grønne arealer, ligesom vi har planer om at vi her engang i foråret, gerne vil afholde en “hjælp med at ordne de ødelagte træer” dag. Vi får brug for jeres hjælpe til at få de ødelagte op, og få plantet nye.

    Slutteligt kan jeg sige, at vi har haft lidt udfordringer med overtagelsen vedr. vejstykket over mod den gamle del af Bærmosehøjen, ligesom den kære Anders Bertram og Zebrabyg stadig lurer lidt i kulissen.

    Mere om begge dele senere. Så alt i alt et år, hvor vi i bestyrelsen også har skullet vænne os til intern digital kommunikation, videomøder osv, men også et år, hvor jeg synes vi for alvor har fået slået fast, at vi er ved at være en rigtig gangbar og stabil forening, der er på vej i rigtig retning.

  3. Aflæggelse af regnskab og budget v. bestyrelsen

    Årsregnskab 2020:

    Der blev i forbindelse med fremlæggelsen kort spurgt til diverse posten. Det dækker bl.a. over gebyrer til Sydbank for konto, printerpatroner og én årlig middag til bestyrelsen. Den sidstnævnte post er også det som omfatter pkt. 10. på dagsordenen.

    Driftsbudget 2021:

    Ingen spørgsmål.

  4. Info omkring bankstatus mm

    Som følge af stigende gebyrer hos Sydbank vil det bliveundersøgt om det kan være fordelagtigt at skifte bank. Det skal også ses i sammenhæng med negative renter. Derfor kan det også forventes at den kommende bestyrelse vil se på forslag om anbringelse af vejfondens midler hvilket skal godkendes på en generalforsamling.

  5. Årsberetning fra vores ”sociale udvalg

    Det sociale udvalg kunne berette at aktiviteten havde været begrænset som følge af corona. Der har været afholdt sommerfest. De uforbrugte midler er brugt til at afdrage på foreningens telt.

    Martin træder ud af det sociale udvalg og derfor en opfordring fra Kristian og Mikael til at andre giver en hånd med.

    En stor tak til udvalget for den indsats der er ydet i årets løb.

  6. Rettidige indkomne forslag fra medlemmerne.

    Ingen

  7. Orienteringspunkter

    1. GDPR-regler. Bestyrelsen skal have udarbejdet en privatlivspolitik for hjemmesiden. Se kort præsentation fra GF.
    2. Ny leverandør af vedligehold. Der har været et ønske om at prøve en ny leverandør af vedligehold og opgaven er i første omgang for det følgende år gået til GB anlæg.
    3. Vejstykke v. gamle Bærmosehøjen. Der har været kontakt til bestyrelsen for den anden grundejerforening og efter en lang proces så det ud til at overdragelse af vejstykket til den ”gamle del” af Bærmosehøjen var overdraget. Dog udestår fortsat en tinglysning.
    4. Projekt “Hjertestarter”. I første omgang blev der meddelt afslag på bestyrelsen ansøgning til Tryg- fonden. I stedet synes det sandsynligt at der opsættes en hjertestarter ved ”regnvandsbassinet Hjulgårdsvej/Holmkærvej. Bestyrelsen vil i første omgang afvente dette.
    5. Beslutningsgrundlag v. fremtidige GF. Bestyrelsen har på baggrund af forslag fra Parcelhusejernes Landsforening overvejet at still ændringsforslag så beslutninger på GF kan træffes alene blandt de fremmødte på GF. Det vil hvis det senere vedtages betyde, at der IKKE skal være fremmøde blandt mindst 50 pct. af foreningens medlemmer for at der kan træffes beslutninger. I første omgang er dette dog kun en overvejelse som kan stilles til forslag på en senere GF.

      Øvrige spørgsmål og bemærkning i forbindelse med bestyrelsens orientering.

      Det blev nævnt at der er revner ved på vejen 53-71. det er én af de veje som først fik lagt asfalt. Der blev dengang gjort opmærksom på problemet til bestyrelsen men Aarhus kommune ville ikke medvirke til udbedring.

      Hvad angår den asfalt som blev lagt de sidste par år så er der gjort indsigelser ift. kvaliteten. Der er aftalt syn i samarbejde med Aarhus kommune i løbet af foråret, da garantien gælder to år.

      Der blev spurgt til ændringer på fælles områder og det er op til den enkelte stikvej at aftale. Det kræver en fælles skriftlig aftale med alle parter på stikvejen hvis der skal foretages ændringer.

      Der blev spurgt til hvorvidt græsarealerne må bruges til parkering? Umiddelbart er svaret nej. Skal der ske omdannelse af arealer til parkering vil det kræve tilladelse fra Aarhus kommune.

  8. Punkter til afstemning:

    1. Belysning på stisystemer – se note til endelig dagsorden på hjemmesiden www.baermosehoejen.dk

      Afstemning om forslag 1 til 4

      Af de fire forslag var der flertal for at sætte forslag 4 til afstemning (indkøb af 5 lamper til prøveopsætning)

      Der var 24 ja-stemmer og 5 nej-stemmer. Derudover var der 6 fuldmagter hvoraf 1 var ja-stemme og 5 nej- stemmer. Samlet blev det 25 (50) ja-stemmer og 11 (22) nej-stemmer.

      Ønskes belysning på begge stier (JA/NEJ). Bortfalder hvis forslag 4 vedtages eller der stemmes NEJ til punkt 8.1.1. Bortfald jf. ovenstående.

  9. Afstemning ift. vedtægtsændring (§18 stk 5)

    Se note i den endelige dagsorden til GF. Der var 31(62) ja-stemmer + 7(14) ja-stemmer ved fuldmagt. Der var ingen nej-stemmer. Samlet 75 stemmer for forslaget.

    Derfor blev vedtægtsændringen godkendt.

  10. Bestyrelsens fordeling af eksisterende ressourcer

    Se note. Der var 23 (46) stemmer for, 1 ja/nej (1/1) og 7 (14) nej-stemmer. Derudover var der ved fuldmagt afgivet 1 ja-stemme (2) og 5 nej-stemmer (10). Derfor et samlet flertal på 49 ja-stemmer mod 27 nej- stemmer. Forlsaget vedtaget.

  11. Vedtagelse af budget

    Driftsbudgettet blev vedtaget med 32 (64) ja-stemmer for og ingen nej-stemmer.

  12. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter

    Kristian (nr. 1) og Esben (nr. 113) træder ud af bestyrelsen.
    Anders (nr 9), Dennis (nr 13) og Tim (nr 59) genopstiller

    Der var genvalg til Anders, Dennis og Tim. Nyvalgte i bestyrelsen blev Mads (nr. 1), Daniel (nr. 23) og Hasse (nr. 60)

  13. Eventuelt

    Der var ingen punkter til evt.

Bestyrelsen takkede alle deltagerne for en velgennemført GF – og takkede den afgående formand for sit store arbejde igennem 4 år.

Referatet er godkendt af dirigent (næstformand) og formand!