2022/06/15 Bestyrelsesmøde

Placering: Bærmosehøjen 91

Dato: 15/6-2022

Klokkeslæt: 19:30
Deltagere: Mads, Christian, Hasse, Daniel, Magnus og Anders.

Godkendelse af referat for sidste møde.
Referat godkendt. Gøres tilgængeligt på hjemmesiden.

Godkendelse af dagsorden
Dagsorden godkendt uden yderligere bemærkninger.

Valg af referent.
Anders skriver referat

Tilbagevendende punkter Fra sidste møde.

• a) Status Pilehegnet? Mads kontakter Grundejernes Landsforening om sagen vedr. udløbet dispensation for oprettelse af egen grundejerforening. Vi skal have en vurdering af hvad der kan ske såfremt der ikke er oprettet en grundejerforening i henhold til dispensationen. Alternativt tager Anders kontakt til vores advokat i forbindelse med sagen Rune Bredstoft.

• b) Status GDPR? Tjekkes og gennemrettes og sendes til Magnus så foreningens GDPR politik er tilgængelig på hjemmesiden

• c) Status Legeplads. Der er søgt flere fonde som ind til videre har givet afslag. Det er nødvendigt at der i grundejerforeningens vedtægter skal være en opløsningsparagraf. Der Skal laves et udkast mhp. efterfølgende godkendelse på generalforsamlingen i feb. 2023. Desuden kan der med fordel skrives et almen nyttigt formål ind i vedtægterne. Det vil være en fordel hvis der kan engageres flere i arbejdet, da det er omfattende og tidskrævende.

• d) Multibane projektet. Samme problemstilling som med fondsansøgningerne til legeplads.

Nye punkter

• a) Vedligeholdelse af græs kanter ved sti. Der er indhentet tilbud hos BG anlæg. Prisen er 7.200 kr + moms. Vi tager det med på generalforsamlingen. Her fremlægges både pris - og at det alternativt er et fastpunkt på en arbejdsdag. Vi prøver på at arrangere en ny arbejdsdag i september så stien kan blive lavet færdigt. Daniel tager kontakt til Jens (nr. 15)
• b) Fauna område løsning. Hvis det lykkes at arrangere en ny arbejdsdag i september, så fræses fauna stykket i forbindelse med denne. Der skal lejes en stor fræser.
• c) Opdatering fra repræsentantskabsmøde. Lyskryds i Trige er udskudt som følge af forøgede etableringsomkostninger. Støjmur ved motorvej når den efter planen udvides til 3 spor. Der arbejdes på at færdiggøre arealet rundt om det store regnvandsbassin Hjulgårdsvej/Holmkærvej. Dog er der ikke afklaret finansiering og vedligehold.
• d) Kasserer adgang til bank og Webmaster adgang? Christian har gentagne gange rykket for adgang. Meget langsom sagsgang.
• e) Sankthans. Der er inviteret til Skt. Hans fest. OBS på brandsikkerhed (vand til slukning)

Eventuelt
Fællesområde ved lige numre skal genetableres/udbedres. Hasse prøver at arrangere arbejdsdag på stikvejen. Der kan bevilliges midler til dette fra bestyrelsen.
Der skal tages kontakt til grundejerforeningen for den gamle del af Bærmosehøjen mhp. vintervedligehold af sti. Vi er ansvarlige for en lille del mens Aarhus kommune og grundejerforeningen for den gamle del af Bærmosehøjen har det ansvaret for vintervedligehold for langt den største del af stien.
Vi skal også huske at sende opkrævning for vedligehold af græs areal til Aarhus Kommune.
Vi skal i bestyrelsen drøfte muligheden for at indføre gebyr for manglende deltagelse i arbejdsdage. Mange grundejerforeninger opkræver gebyr for manglende deltagelse. Vi skal overveje om det kan sikre en større deltagelse og evt. bidrage til finansiering af fest/socialt samvær for deltagerne i arbejdsdagen.
I løbet af efteråret skal det besluttes om det skal på Generalforsamlingen til drøftelse eller et om der skal fremsættes et beslutningsforslag fra bestyrelsen.